Privacy policy

Version 1.1 (Bêta) · Dernière mise à jour : 12 octobre 2026

1. Qui sommes-nous (responsable de traitement)

Coloé est un service édité par DIWAI.IO (« DIWAI »), SASU de droit français au capital de 1 000 €, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 102 289 576, dont le siège est situé 60 rue François 1er, 75008 Paris. Contact : privacy@coloe.ai.

Coloé est une application SaaS destinée aux cabinets de recrutement : elle transforme leurs échanges en documents contractuels (contrats cadres, ordres de mission), gère leur envoi en revue et en signature électronique, leurs relances et leur facturation.

Répartition des rôles (RGPD) : pour les données de compte et d’usage du service, ainsi que pour les données collectées sur le site vitrine coloe.ai, DIWAI est responsable de traitement. Pour les données que le cabinet importe ou saisit dans l’application (ses clients, contacts, documents, et le cas échéant des données de candidats issues de son ATS), le cabinet est responsable de traitement et DIWAI agit comme sous-traitant (art. 28 RGPD) — l’accord de sous-traitance (DPA) est publié sur coloe.ai/dpa.

2. Données que nous traitons

Catégorie	Exemples	Origine
Compte utilisateur	nom, prénom, email professionnel, fonction, mot de passe (haché), préférence de langue, avatar	saisie par l’utilisateur ou son admin
Identité du cabinet	raison sociale, SIRET, adresse, logo, IBAN (chiffré au repos), conditions commerciales	saisie par l’admin du cabinet
Clients & contacts du cabinet	société (SIRET, enrichissement via registres publics), interlocuteurs (nom, email, fonction)	saisis par le cabinet ou enrichis via l’API Pappers (données publiques)
Documents	contrats, ordres de mission, devis, leurs variables et leur journal d’audit	générés par le service
Signature	nom, email et fonction des signataires, statut et horodatage de signature	saisis par le cabinet ; traités par notre instance DocuSeal auto-hébergée
Données Google / Microsoft	voir section 4 (dédiée)	connexion OAuth de l’utilisateur
Données ATS (optionnel)	briefs, fiches candidats, CV et transcriptions issus de l’ATS du cabinet (ex. Jarvi), si le cabinet connecte son compte	à l’initiative et sous la responsabilité du cabinet
Données techniques	logs applicatifs, adresses IP, journal d’audit des actions sensibles	usage du service
Demandes d’accès à la bêta	voir section 10 (site vitrine)	formulaire du site coloe.ai

Transcription vocale : la dictée vocale est traitée localement dans votre navigateur (modèle embarqué) — l’audio n’est pas envoyé à nos serveurs. Au premier usage, votre navigateur télécharge le modèle depuis des réseaux de diffusion de contenu (Hugging Face, jsDelivr) : ces tiers voient alors votre adresse IP, comme pour tout chargement de ressource web, mais ne reçoivent aucun contenu.

Assistance IA : certaines fonctions (rédaction assistée, extraction de briefs) envoient le texte concerné à nos fournisseurs de modèles de langage (voir §6). Ces contenus ne sont pas utilisés pour entraîner des modèles.

3. Finalités et bases légales

Finalité	Base légale
Fournir le service (génération, revue, signature, relances de documents, facturation)	exécution du contrat
Authentification et sécurité des comptes (dont connexion Google/Microsoft)	exécution du contrat
Envoi d’emails depuis la boîte de l’utilisateur (revue, signature, relances)	exécution du contrat
Emails transactionnels du service (vérification d’adresse, réinitialisation, notifications)	exécution du contrat
Journal d’audit, prévention des abus, sécurité	intérêt légitime
Traitement des demandes d’accès à la bêta (site vitrine)	mesures précontractuelles à votre demande

Pas de publicité, pas de profilage, pas de revente de données — à aucun moment.

4. Données Google et Microsoft (connexions OAuth)

4.1 Ce que nous demandons, et pourquoi

• Connexion Google / Microsoft (openid, email, profile) : uniquement pour vous identifier et créer/relier votre compte (nom, email, photo de profil). Aucune autre donnée du compte.
• Envoi Gmail (gmail.send) / Outlook (Mail.Send) — optionnel, activé par utilisateur : permet d’envoyer les documents en revue/signature et leurs relances depuis votre propre adresse email, afin que vos clients reçoivent les emails de vous et puissent vous répondre directement. Nous ne lisons jamais votre boîte : le scope demandé ne permet que l’envoi ; nous ne demandons aucun scope de lecture (aucun accès à vos messages, contacts ou agenda).
• Archivage Google Drive / lecture de modèles Google Docs — optionnel, activé par le cabinet : si le cabinet choisit l’écosystème Google, les documents générés sont archivés sur son Drive et ses modèles y sont lus.

4.2 Ce que nous en faisons — et ne faisons pas

• Les jetons d’accès sont stockés chiffrés au repos sur nos serveurs et ne servent qu’aux actions que vous déclenchez (envoi d’un document, relances planifiées que vous avez activées, archivage que votre cabinet a configuré).
• Le contenu des emails envoyés est composé par le service (document joint, message que vous rédigez).
• Aucune donnée Google/Microsoft n’est vendue, partagée avec des tiers à des fins publicitaires, ni utilisée pour du ciblage. Aucun humain n’y accède, hors demande de support explicite de votre part, obligation légale ou raison de sécurité.
• Vous pouvez déconnecter votre compte Google/Microsoft à tout moment depuis les réglages (les jetons sont alors supprimés), ou révoquer l’accès depuis votre compte Google (myaccount.google.com/permissions) ou Microsoft.

4.3 Engagement « Limited Use » (Google)

L’utilisation par Coloé des informations reçues des API Google respecte la Google API Services User Data Policy, y compris ses exigences de Limited Use. (EN: Coloé’s use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.)

5. Durées de conservation

• Données traitées pour le compte du cabinet (clients, contacts, candidats, documents — DIWAI sous-traitant) : pendant la durée du contrat ; en fin de contrat, export possible pendant 30 jours puis suppression, conformément au DPA et à la clause de réversibilité des CGS (sauf obligations légales : documents signés et leurs dossiers de preuve, pièces de facturation, conservés selon les durées légales applicables).
• Données de compte (DIWAI responsable de traitement) : suppression ou anonymisation dans les 90 jours suivant la clôture du compte (sauf obligations légales).
• Jetons OAuth : jusqu’à déconnexion du compte concerné ou clôture du compte.
• Logs techniques : 12 mois maximum.
• Demandes d’accès à la bêta (site vitrine) : voir section 10.

6. Sous-traitants et destinataires

Sous-traitants de DIWAI (actifs pendant la bêta)

Sous-traitant	Rôle	Localisation / garanties
Railway Corporation	hébergement de l’application, de la base de données, de notre instance de signature DocuSeal et de notre serveur de rendu documentaire — environnement de bêta	serveurs en Union européenne (Amsterdam) ; société américaine — SCC
Cloudflare, Inc. (R2)	stockage des documents et fichiers	bucket localisé en Union européenne ; société américaine — SCC / Data Privacy Framework
Mistral AI	modèle de langage principal (assistance IA)	France 🇫🇷 — pas d’entraînement sur vos données
Anthropic	modèle de langage de secours	USA — SCC ; pas d’entraînement sur vos données
Scaleway (TEM)	emails transactionnels du service	France 🇫🇷
Pappers	enrichissement d’entreprises (données publiques SIREN/SIRET)	France 🇫🇷
Logo.dev	récupération de logos d’entreprises (nom/domaine de l’entreprise uniquement)	USA — SCC

La signature électronique est opérée par notre propre instance DocuSeal (logiciel auto-hébergé) : l’éditeur de DocuSeal ne reçoit aucune donnée.

Services que le cabinet connecte lui-même

Le cabinet peut connecter son ATS (ex. Jarvi — dont le stockage de fichiers, Nhost, est opéré au Royaume-Uni, pays bénéficiant d’une décision d’adéquation), son compte Google ou Microsoft, ou son serveur SMTP : ces échanges se font à son initiative, avec ses propres identifiants, sous sa responsabilité de traitement.

Évolutions prévues

Pour l’ouverture commerciale, l’hébergement migrera vers Clever Cloud (France) et le stockage vers Scaleway Object Storage (France) ; la facturation électronique s’appuiera sur la plateforme agréée Seqino (France, hébergement certifié SecNumCloud). Chaque évolution sera notifiée avec un préavis de 30 jours.

Liste tenue à jour sur coloe.ai/sous-traitants. Aucun transfert hors UE sans garanties appropriées (SCC / décision d’adéquation).

7. Sécurité

Chiffrement en transit (TLS) et au repos pour les secrets (jetons OAuth, IBAN, clés d’API) ; cloisonnement strict des données par cabinet (multi-tenant) ; contrôle d’accès par rôles avec vérification côté serveur et journal d’audit des actions sensibles ; signature électronique opérée sur notre propre instance ; principe du moindre privilège sur les scopes demandés (envoi seul, jamais de lecture de boîte mail) ; sauvegardes quotidiennes chiffrées.

8. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité sur vos données personnelles. Exercez-les à privacy@coloe.ai. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (cnil.fr). Si vos données figurent dans l’espace d’un cabinet client (vous êtes son client, contact ou candidat), adressez-vous d’abord au cabinet concerné, responsable de traitement.

9. Programme bêta : information des cabinets testeurs

Pendant la phase de bêta, les cabinets testeurs utilisent le service avec des données réelles, sous leur responsabilité de traitement et dans le cadre du DPA. L’environnement de bêta est hébergé dans l’Union européenne et bénéficie des mêmes mesures de sécurité que celles décrites ci-dessus.

9.1 Ce que « bêta » change, et ce qu’il ne change pas

La bêta ne crée aucune exception à cette politique ni au DPA : mêmes mesures de sécurité, même hébergement en Union européenne, mêmes droits, même liste de sous-traitants (section 6). Ce qu’elle change est de l’ordre du service : des fonctionnalités peuvent évoluer ou disparaître, et le service peut être interrompu pour maintenance sans préavis long.

Pendant la bêta, le stockage des documents reste chez Coloé : même lorsqu’un cabinet connecte un compte Google ou Microsoft, nous n’écrivons rien sur son Google Drive ni sur son OneDrive. Les connexions OAuth servent exclusivement à envoyer des e-mails depuis la boîte du consultant (section 4).

9.2 Données de candidats : le point de vigilance

Un cabinet testeur peut importer ou saisir des données de candidats (identité, coordonnées, CV, dossiers de présentation, avis), y compris depuis son ATS. Nous attirons l’attention des cabinets sur un point : un candidat n’a contracté ni avec DIWAI ni, le plus souvent, avec le cabinet. Il est un tiers à la relation.

En conséquence :

• le cabinet reste responsable de traitement de ces données et de l’information due au candidat (art. 13 et 14 RGPD) — c’est à lui de l’informer que ses données sont traitées dans un outil tiers, et de recueillir le cas échéant son accord pour une présentation à un client ;
• DIWAI agit comme sous-traitant et ne se sert jamais de ces données pour son propre compte : ni prospection, ni constitution d’une base de candidats, ni entraînement de modèles d’intelligence artificielle ;
• un candidat qui nous écrit directement à privacy@coloe.ai est orienté vers le cabinet concerné, que nous identifions et prévenons sous 5 jours ouvrés ;
• la matière brute d’un dossier de candidat — texte extrait du CV, fichier du CV, matière d’entretien, notes complémentaires — est effacée automatiquement par un traitement quotidien, 30 jours après la validation du dossier (ou après la dernière modification d’un brouillon abandonné). Chaque cabinet peut régler ce délai entre 7 et 730 jours dans l’application (Réglages → Informations du cabinet → Données juridiques). Ce qui est conservé au-delà, parce que c’est la trace de ce qui a été transmis au client : le dossier validé lui-même, l’évaluation du consultant et le document envoyé. La suppression de ce reliquat s’obtient en supprimant le dossier, ou par demande à privacy@coloe.ai.

9.3 Fin de la bêta : reprise ou suppression, et le calendrier

À la fin de la bêta, les données de chaque cabinet testeur sont, à son choix : reprises vers l’environnement de production (s’il poursuit avec un abonnement), ou supprimées. La procédure et les délais sont les suivants :

Étape	Délai
Annonce de la fin de la bêta, par e-mail à chaque administrateur de cabinet et dans l’application	au moins 30 jours avant la date de fin
Choix du cabinet (reprise ou suppression), par simple réponse à cet e-mail ou à privacy@coloe.ai	jusqu’à la date de fin
Export de l’intégralité de ses données, à sa demande, dans un format structuré et lisible	30 jours à compter de la date de fin
Purge définitive des données du cabinet qui a choisi la suppression, ou qui n’a pas répondu : base de données, documents stockés, enveloppes de signature électronique et sauvegardes	60 jours au plus tard à compter de la date de fin

Le silence vaut suppression, jamais reprise : un cabinet qui ne répond pas voit ses données purgées au terme ci-dessus. Les seules données conservées au-delà sont celles que la loi nous impose de garder (facturation, preuves d’acceptation des conditions), aux durées indiquées à la section 5.

10. Site vitrine coloe.ai (demandes d’accès à la bêta)

Le formulaire « Rejoindre la bêta » du site coloe.ai collecte : nom, email professionnel, nom du cabinet, taille du cabinet, ATS utilisé, téléphone (facultatif), langue, ainsi que l’adresse IP d’envoi (prévention des abus). Ces données servent uniquement à traiter votre demande et à vous recontacter au sujet de la bêta (base légale : mesures précontractuelles à votre demande). Elles sont enregistrées sur l’hébergement du site (Hostinger International Ltd, Chypre — Union européenne) et transmises par email à l’équipe Coloé. Elles sont conservées pendant la durée de la bêta puis supprimées au plus tard 12 mois après leur collecte, sauf ouverture d’un compte. Elles ne sont jamais partagées ni revendues.

11. Cookies et stockage local

Coloé n’utilise pas de cookies publicitaires ni de traceurs tiers — ni sur le site vitrine, ni dans l’application. Le navigateur stocke localement les éléments de session nécessaires au fonctionnement (jetons d’authentification, préférences d’interface).

12. Modifications

Toute évolution substantielle de cette politique sera notifiée aux administrateurs des cabinets par email et signalée dans l’application au moins 30 jours avant son entrée en vigueur.